Anatomie d'une entreprise

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Objectifs

Disposer d'une liste de départements standard, complétée par des départements spécifiques au métier /secteur de l'organisation, nous aide à avoir une vue globale de l'entreprise où on exerce. Savoir avec quels autres départements un département spécifique est habituellement en contact donne une idée des interactions inter-départementales et donc … des impacts qu'une Transformation Digitale peut avoir en amont et en aval du département où on est actif. C'est cela l'objectif de ces pages !

Avertissement

Cet article fait partie d'une série de ± 15 articles subséquents pour que je puisse couvrir chaque département usuel en y incluant ses fonctions essentielles et une liste de départements avec lesquels celui que je couvrirai sera habituellement en contact. Par exemple, le département Ressources Humaines est en contact fréquent avec le département Juridique, le département finance et Comptabilité est souvent en contact avec un département Contentieux, …

Introduction

Le secret d'une entreprise prospère réside (aussi) dans sa solide architecture organisationnelle, segmentée en sections clairement établies. Chaque section fonctionne comme une entité indépendante, prenant en charge des rôles spécialisés et vitaux pour l'efficacité globale de la société. Lorsque ces départements travaillent de manière cohérente, synchronisée, ayant conscience de faire partie d'un tout et que les rôles sont définis avec précision, l'entreprise peut performer.

Cependant, l'entreprise peut très bien déjà performer et pourtant vouloir / devoir s'adapter au nouveau monde digital. On y entame alors une Transformation Digitale qui s'adresse à la méga-structure que forment tous ses départements, souvent au travers de programmes obèses et présentés comme stratégiques.

Une Transformation Digitale est effectivement un programme, et ce programme est stratégique, cela ne fait pas l'ombre d'un doute. Il est cependant illusoire de penser qu'il est possible d'harmoniser la totalité de l'entreprise en un méga-programme qui démarre partout en même temps. Une transformation digitale chamboule le fonctionnement de la structure à laquelle elle est appliquée ce qui donne naissance à des périodes hybrides dans son fonctionnement : anciennes méthodes et nouvelles méthodes simultanées. Il faut pouvoir choisir ses "cibles" et visualiser les impacts de telle sorte qu'on puisse en gérer les risques au fur et à mesure. Dès lors la question devient …

Démarrer une TD ? Très bien, mais par quel bout ?

Vous pourriez vous décider pour un département bien spécifique si ce choix vous appartenait. Dans ce cas une petite carte de l'entreprise et un bon compas vous seraient bien utiles. C'est ce que je m'apprête à faire ici : dessiner les contours usuels des entreprises tout en gardant présent à l'esprit qu'elles sont également articulées autour de départements qui sont spécifiques à leur secteur d'activité : une assurance n'est pas une banque, une banque n'est pas une société de grande distribution, une entreprise de transport n'est pas un syndicat, une entreprise de télécoms n'est pas un service public, un service public n'est pas une entreprise de construction, …

Cela ne doit pas nous empêcher de commencer par une liste standard de départements à adapter à votre cas spécifique évidemment, comme mentionné ci-dessus. On complétera la liste au fur et à mesure des pages que nous allons consacrer à chaque département : chaque page donnera une idée des fonctions essentielles du département couvert ainsi qu'une liste d'autres département en contact fréquent avec celui qu'on détaillera. À cette occasion, il n'est pas impossible que nous en venions à (dé)couvrir d'autres départements pas nécessairement repris ici, ce qui sera le signal d'une nécessaire adaptation de la présente page !

La liste de base

Direction et Administration Générale : pour la stratégie et la prise de décisions.
Achats : pour l'acquisition de biens et services.
Finance et Comptabilité : pour la gestion financière et le reporting.
Logistique : pour la gestion des flux de produits et services.
Marketing et Commercial : pour la promotion et la vente des produits ou services.
Opérations : pour la fabrication des produits ou la prestation de services.
Audit : joue un rôle crucial dans la gestion des risques et la préservation de l'intégrité financière et opérationnelle de l'organisation
Ressources Humaines : pour la gestion du personnel.
Service Client : pour l'assistance et le support aux clients.
Contentieux : gestion des litiges avec les clients, prestataires et fournisseurs; il englobe le suivi des dossiers de recouvrements amiables ainsi que la résolution de problématiques variées
Technologies de l'Information (TI — IT) : pour la gestion des systèmes informatiques.
Recherche et Développement (R&D) : pour l'innovation et le développement de nouveaux produits.
Qualité : pour le contrôle et l'assurance de la qualité des produits et services.
Juridique : pour la conformité et les affaires légales.
Support (hotline) : support technique et la gestion des questions des clients ou utilisateurs.
Logistique et chaîne d'approvisionnements : acdquisition des biens et des services auprès de fournisseurs et acheminement.

Ces départements travaillent ensemble pour assurer le bon fonctionnement et la réussite de l'entreprise.

Il convient de ne pas oublier que l'entreprise est la somme de tous ses départements et de leurs interactions MAIS AUSSI un ensemble de relations complexes avec l'environnement extérieur. Si nous disposons de la liste qui précède c'est avant tout dans le but de disposer d'une cartographie rapide de l'entreprise afin de se choisir le ou les départements qui sont de bons candidats au démarrage de la transformation digitale. C'est le début d'un plan d'action.

Des départements spécifiques

Une assurance n'est pas une banque, une banque n'est pas une société de grande distribution, etc. vous avez compris l'idée.

Vous devrez dès lors probablement adapter la liste à votre cas particulier. L'entreprise dans laquelle vous officiez peut se trouver dans un secteur qui lui confère une anatomie spécifique. Par exemple, si vous travaillez dans le secteur bancaire il est assez usuel de retrouver des départements comme :

Gestion des comptes : Ce département gère les comptes courants, les comptes d'épargne, et d'autres types de comptes de dépôt.
Cartes : Responsable de la gestion et de l'émission des cartes bancaires, qui incluent les cartes de débit, de crédit, et parfois des cartes prépayées.
Crédits et prêts : Responsable de l'évaluation des demandes de prêt et de la gestion des crédits accordés aux clients; souvent flanqué par un organe décisonnel comme le Comité Crédits.
Opérations bancaires : S'occupe du traitement quotidien des transactions, comme les virements, les paiements et les encaissements.
Services en ligne : Développe et maintient les services bancaires numériques, y compris les applications mobiles et les plateformes en ligne.
Conformité et risques : Veille à ce que la banque respecte les lois et réglementations en vigueur et gère les risques associés aux opérations bancaires.

… sans prétendre à une liste exhaustive !

Dans une compagnie d'assurances on a souvent de tels départements qui s'ajoutent à la liste pour offrir une gamme complète de services d'assurance et gérer les opérations internes :

Souscription : Évalue les risques et détermine les conditions des polices d'assurance.
Sinistres : Gère les déclarations de sinistres et le processus d'indemnisation des assurés.
Actuariat : Calcule les probabilités et les coûts des événements assurés pour fixer les primes.

Bref, j'espère vous avoir convaincu qu'à une liste de départements assez standard peuvent / doivent s'ajouter des départements spécifiques.

Conclusion

Nous avons traité la mise en bouche en poursuivant un seul objectif : Par où diable commencer la Transformation Digitale ? Disposer d'une liste de départements standard, complétée par des départements spécifiques, nous aide à avoir une vue globale. Chaque lien vers un département usuel donne la liste des relations habituelles de ce département avec les autres dans l'entreprise et cela nous donne une bonne indication des impacts qu'une Transformation Digitale menée dans un département peut avoir sur d'autres départements. C'est cela l'objectif de ces pages !

Pour l'exemple, je vous propose un cas fictif mais inspiré de faits réels tangibles : Transformation Digitale de la Société des Eaux Wallonnes (SWE) !