Aménagement des espaces de travail

Coach Agile pour Axa, la société Colliers International me contacte pour recueillir mes impressions concernant l'aménagement des espaces de travail, pour savoir ce qui pourrait être mieux conçu, mieux pensé … en vue de fluidifier l'Agilité.

Ces contacts se cristallisent par l'une ou l'autre interview et par la participaation en qualité de conférencier à une rencontre organisée à Paris dans un espace parfaitement … agile, situé sur le Boulevard des Capucines ou le Boulevard des Italiens, je ne me souviens plus très bien.

La conférence tourne autour des principes de l'Agilité, sur les outils, sur les attendus, sur les résultats et sur … l'aménagement des locaux pour permettre l'Agilité, pour lui donner l'occasion de se développer.

Il faut dire que j'avais été assez conquis par le travail réalisé par Colliers chez Axa, place du Trône, à Bruxelles, Colliers une entreprise iinternationale ayant des bureaux dans plus de 40 états américains et aussi … à Paris.

J'ai pu effectivement apprécier le travail accompli en le comparant, par exemple, à Co.Station ou à l'espace Home of Innovation (HoI) au bâtiment Boréal où s'était installé BNP Paribas, près de la gare du Nord (Bruxelles).

Pour sûr, les espaces de Co.Station et HoI étaient sympas, mais un peu trop je dirais : je n'ai jamais eu besoin de hamacs, de tables de tennis de table, de baby-foot, d'alcôves de repos, de sacs tournants … et autres concepts tendance pour faire correctement mon boulot. Comparé à ces débordements — allez travailler à côté de ceux qui jouent, pour se détendre, au ping-pong près de votre PC où vous vous creusez les méninges sur un algorithme complexe — j'avais trouvé le travail de Colliers tellement plus right to the point sans débordement, créant des espaces finalement beaucoup plus sereins permettant la véritable agilité !

La conférence a été suivie de la publication d'une livre blanc lequel commence par l'incipit suivant : L'environnement de travail à l'épreuve des méthodes agiles

En quelques années, l'Agile a franchi un nouveau cap : réservées au départ aux projets informatiques, ces méthodes concernent désormais les entreprises dans leur ensemble. Ces pratiques novatrices sont devenues un incontournable, que ce soit à l'échelle de certains services ou de l'ensemble de l'organisation, tant elles permettent de réduire les durées de concept-to-cash et d'améliorer l'efficacité des processus, en remettant le client au centre et en assurant la transparence de chaque projet. Ce n'est pas un hasard si des milliers d'entreprises européennes les ont choisies : à titre d'exemple, 80% des répondants d'une étude de la société allemande GPM ont déclaré que les méthodes agiles amélioraient significativement les résultats et l'efficacité des salariés. Souplesse opérationnelle, approche horizontale de la collaboration et évolution du management sont ainsi les clés du développement de ces méthodes.
Ce qu'elles impliquent amène aussi à repenser l'aménagement des espaces de travail. Afin de répondre au mieux aux attentes des entreprises utilisant les méthodes agiles et à celles qui envisageraient de les adopter, Colliers International France a mené une démarche de Recherche et Développement auprès de quelques pionniers et adeptes de cette (r)évolution. Identifier leurs demandes, leurs solutions, leur perception de l'Agile et l'application quotidienne qu'elles en font a permis la rédaction de ce livre blanc, qui fait la synthèse des principaux enjeux de l'adaptation des environnements de travail aux méthodes agiles. État des lieux concret de la mise en place de l'Agile en entreprise, ce document aborde également le contexte, et donne des clés pour comprendre les futures pratiques de ces entreprises : avec le New Agile, de nouvelles idées émergent et fondent les environnements de travail de demain.

Un édito signé Frédérique Miriel, Directrice du département Conseil en environnements de travail et en accompagnement du changement.

En pratique

Colliers avait aménagé un ensemble de salles selon des principes généraux parfaitement harmonieux. Je me souviens de quatre types de salles :

• Bubble (salles de Alone Time (Required))
• Salles de réunion
• Salle Scrum
• Auditoriums

Les Bubbles

Salle complètement insonorisée; absence de téléphone; 2, 3 ou 4 places; sous forme de sortes de cabines téléphoniques. 1 écran, sur tablette ovale faisant office de table ou plaquée sur une paroi; paroi opposée en tableau blanc; surfaces extérieures du bubble en tableaux blancs. Petite console de contrôle extérieure qui permettait de réserver la petite bubble; mise à jour automatique dans Outlook. Connexion PC par connecteur Barco. Beaucoup de prises de courant additionnelles, y compris pour chargement de téléphone.

Salles de réunion classiques

Plusieurs tailles : de 10 à 30 personnes; 1 ou 2 grands écrans sur une des parois; système de caméras au plafond sensibles au son qui se tournaient vers celui qui parlait comme des tournesols se tournent vers le soleil; bureaux disposés en U avec l'ouverture du U tournée vers les écrans; paroi opposée aux écrans en tableau blanc; connexions avec le monde externe (invités au meeting). Système de console exterieure pour réservation (même système que les Bubbles). Connexion PC par connecteur Barco. Beaucoup de prises de courant additionnelles, y compris pour chargement de téléphone.

Salles Scrum

On y tenait nos Scrum Meetings, nos Sprint Plannings, nos démos, nos rétrospectives; accueil de ± 8 personnes (ou 10 en se serrant un peu) sur des bancs capitonnés. Derrière les bancs, surface entièrement utilisable comme tableau. Écrans surface intelligents tactiles de Microsoft avec accès à pas mal de fonctionnalités Office : dessins, powerPoint, écrits, … directement sauvés sur un serveur. Matériel de présentation, flipchart, … connexions externes; console extérieure à la salle pour vérifier la disponibilité ou effectuer des réservations; mise à jour automatique en Outlook. Pas de téléphone. Connexion PC par connecteur Barco. Beaucoup de prises de courant additionnelles, y compris pour chargement de téléphone.

Salles Auditorium

Salles de taille modeste pour moins de 20/30 personnes. Estrade, lutrin, écran de présentation par projection, micros, caméras permettant de filmer la prrésentation; gradins en arc de cercle. Console extérieure de réservation. Connexion PC par connecteur Barco. Beaucoup de prises de courant additionnelles, y compris pour chargement de téléphone.

Partie intégrante de la Transformation Digitale

L'ensemble des aménagements donnait une idée de sobriété et d'efficacité. Je n'ai jamais trouvé mieux. L'aménagement avait été confié à un Chef de Projet du côté de chez Colliers qui entretenait des relations suivies avec un Chef de Projet chez Axa, responsable de la Transformation Agile, une autre nom pour … Transformation Digitale. Autrement dit, si c'est vous le responsable de la transformation digitale, c'est à vous qu'incombera de coordonner les travaux à envisager même si ce n'est pas de l'informatique et même si vous devrez coordonner tout ce boulot avec Facilities.