VSM – Value Stream Mapping

Introduction

Le Value Stream Mapping, ou VSM, est une technique de cartographie qui joue un rôle crucial dans le domaine du lean management. Il s'agit d'un outil visuel qui aide les entreprises à visualiser leurs processus opérationnels afin d'identifier et d'éliminer les gaspillages, améliorant ainsi l'efficacité et la valeur ajoutée pour le client. On comprend dès lors tout l'intérêt de cette technique dans le cadre des Transformations Digitales puisqu'il peut nous aider à détecter les connexions internes et externes de l'entreprise et à en évaluer la densité.

ATTN: nous n'utiliserons pas le VSM dans son sens traditionnel, même si, au demeurant, le sens traditionnel d'une VSM peut être très utile dans le cadre des Transformations Digitales.

Le value stream mapping (VSM) est donc une méthode d'analyse et de visualisation des processus qui permet d'identifier les sources de gaspillage et d'inefficacité dans les processus, afin de les éliminer et d'optimiser le flux de valeur pour le client.

Nous, sans nier ces avantages indéniables, nous nous servirons du principe du VSM pour établir les connexions internes et externes et en estimer la densité / complexité dans l'objectif d'en tirer d'un plan d'action de la Transformation Digitale.

Bref rappel des connexions internes et externes de l'entreprise

L'entreprise possède une série d'organes internes (les achats, les ventes, la production, le département Finance, les ressources humaines, le département juridique, etc.).

UTILE : la cartographie classique d'une entreprise est proposée dans les liens ci-dessus. Chaque lien, lorsqu'il ouvre sur un département précis, suggère une liste de départements avec lesquels celui dont il est question est (en général) en contact. Bien sûr, en fonction du secteur et de la spécificité de l'entreprise, à cette liste de départements traditionnels, peuvent s'ajouter des départements spécifiques.

Tous ces départements entrent en contact régulier les uns avec les autres. La Transformation Digitale, quel que soit l'endroit où elle est démarrée, doit examiner les impacts en amont et les impacts en aval — et donc dans les départements connexes — des changements qu'elle introduit. Nous nous servirons du principe de la VSM pour cartographier les liens physiques et les liens d'informations qui cristalissent les corrélations existantes.

Rappel : les organes internes de l'entreprise

Vue générale des départements / organes de l'entreprise :

Rappel : l'entreprise fait partie d'un écosystème

Et puisque l'entreprise n'est pas hors-sol, puisqu'elle fait partie d'un écosystème … il faut donc doubler la vue interne (la liste des départements) avec une vue des acteurs externes !

Á ce stade, on peut entrevoir toute la complexité du sujet car, en effet, savoir où démarrer, et ensuite poursuivre une Transformation Digitale, doit se faire sur base d'un examen des liens internes et externes afin de se constituer une vue objective des impacts éventuels attendus. L'établissement d'une VSM est alors un outil inestimable MAIS MAIS MAIS … long et fastidieux. Il s'agira de savoir choisir ses combats !

Qu'est-ce que le VSM ?

Le VSM est un organigramme qui représente les flux de matériaux et d'informations nécessaires pour transformer un produit ou un service de son état brut jusqu'à sa livraison au client. Ce processus comprend toutes les actions, qu'elles ajoutent de la valeur ou non. Le VSM, comme son nom l'indique, s'ajuste à une chaîne de valeur (Value Stream Mapping) et pas nécessairement à une série de départements ^[1] . Par contre, rien ne nous empêche de nous servir du VSM dans son but premier !

IMPORTANT : Le VSM est un organigramme qui représente les flux de matériaux et d'informations nécessaires pour transformer un produit ou un service de son état brut jusqu'à sa livraison au client

Rappel : Value Stream

Pour bien saisir la distinction entre vue départementale et chaîne de valeur, je vous demande de bien vouloir vous reporter à la page que j'y consacre : value stream. Bref rappel …

La chaîne de valeur illustrée ci-dessus est incomplète si on la compare au schéma qu'en propose Michael Porter dans son livre Competitive Advantage ^[2] . En voici une représentation qui nous permet de la rapprocher des schémas qui vous sont proposés ici :

Pourquoi Utiliser le VSM ?

Au sens strict, l'objectif principal du VSM est de fournir une compréhension claire et partagée de la manière dont chaque étape du processus apporte de la valeur au client. Au sens large, ma proposition est de se servir du même principe pour évaluer les liens internes et externes de l'organisation selon les angles de flux de matériaux (sens large — lato sensu) et flux d'informations et cela dans une optique 6W : why? who? what? when? where? hoW?

RAPPEL : 5(6)W = Why? Who? What? When? Where? (hoW?)

Le VSM, au sens strict, partie de Lean, va donc se donner pour objectif d'identifier des sources de gaspillage car c'est en identifiant les sources de gaspillage que les entreprises peuvent effectuer des ajustements stratégiques pour optimiser leurs opérations. On peut bien naturellement se servir de cette définition stricte dans les Transformations Digitales, ce qui est d'ailleurs conseillé. Mais mon objectif, au sens large, est de pouvoir identifier les liens internes et externes de l'organisation afin de juger de leur complexité … et partant de dresser un plan d'action via lequel on débuterait par les sujets comportant les impacts moindres, une façon de limiter le nombre de dominos qui risquent d'être touchés en agissant sur l'un d'entre eux.

Comment Construire une VSM ?

Voici comment procéder pour construire une VSM traditionnelle, une construction qui se déroule en plusieurs étapes :

1. Mappage des Processus Actuels : Documentez le flux actuel des matériaux et des informations.
2. Identification des Pertes : Repérez les activités qui ne créent pas de valeur et les goulots d'étranglement.
3. Conception des Processus Optimisés : Élaborez un flux futur amélioré qui élimine les gaspillages identifiés.
4. Mise en Œuvre : Déployez les nouveaux processus et assurez-vous qu'ils sont correctement intégrés et suivis.

Le VSM se décline en deux versions :

• La carte de l'état actuel (current state map), qui représente le processus tel qu'il fonctionne actuellement.
• La carte de l'état futur (future state map), qui montre comment le processus devrait fonctionner une fois les améliorations mises en place.

Une affaire de pictogrammes

À l'heure où j'écris ces lignes, je n'ai toujours pas réalisé mon propre outil de visualisation ! Il faudra que je m'y attèle sauf à vous proposer des outils du marché encore que le plus simple soit … le papier et le crayon ^[3] .

Voici les principaux pictogrammes utilisés dans une cartographie de la chaîne de valeur (VSM) :

• Processus/Procédé : Représenté par une boîte rectangulaire avec un cartouche en haut pour le nom du processus.
• Boîte de données : Placée sous l'icône de processus, elle contient des informations clés comme le temps de cycle, le taux de rebut, etc.
• Flux physique : Représenté par des flèches épaisses pour les livraisons, des flèches hachurées pour les transferts en mode poussé, et des flèches fines et courbes pour les flux tirés.
• Flux d'information : Représenté par des flèches fines pour les transmissions manuelles et des flèches avec une ligne brisée pour les transmissions électroniques.
• Stocks/Inventaires : Représentés par des triangles pour visualiser les niveaux de stocks entre les processus.
• Fournisseur et Client : Représentés par des icônes placées en haut à gauche et droite de la carte.
• Cellule de travail : Représentée par une icône regroupant plusieurs processus.

Ces pictogrammes standards permettent de construire une cartographie visuelle des flux physiques et d'information dans un processus, afin d'identifier les sources de gaspillage et d'optimiser la chaîne de valeur. Comme je l'indiquais, je pense pouvoir fournir un outil de visualisation sur base de la librairie SVG que j'ai concoctée. Travail à prévoir !

Les bénéfices du VSM

Les bénéfices habituels d'une VSM sont les suivants :

• Amélioration de la Clarté : Une visualisation claire des processus permet de mieux comprendre les opérations.
• Réduction des Coûts : En éliminant les gaspillages, les coûts opérationnels sont réduits.
• Augmentation de l'Efficacité : Les processus optimisés conduisent à une meilleure efficacité et productivité.
• Amélioration Continue : Le VSM est un outil dynamique qui favorise l'amélioration continue.

Pourquoi utiliser le VSM dans une transformation digitale ?

Dans un contexte de transformation digitale, le VSM s'avère particulièrement pertinent pour plusieurs raisons :

1. Visualiser les processus existants : La transformation digitale implique souvent de revoir en profondeur les processus de l'entreprise. Le VSM permet d'avoir une vision globale et détaillée des processus actuels, ce qui est essentiel pour identifier les opportunités d'amélioration et de digitalisation.
2. Identifier les gaspillages et les inefficacités : Le VSM met en évidence les sources de gaspillage (temps d'attente, stocks, transports, etc.) ainsi que les étapes à faible valeur ajoutée. Cela permet de cibler les processus à optimiser en priorité dans le cadre de la transformation digitale.
3. Identifier et impliquer les équipes : La réalisation du VSM se fait généralement de manière collaborative, en impliquant les équipes opérationnelles. Cela favorise l'appropriation des enjeux et des solutions par les collaborateurs, facilitant ainsi la mise en œuvre des changements.
4. Aligner la transformation digitale avec les attentes clients : Le VSM part du point de vue du client final, ce qui permet de s'assurer que la transformation digitale est bien alignée avec ses besoins et ses attentes. N'oubliez pas de limiter les impacts de votre transformation, surtout à son démarrage, sinon à risquer d'être englué dans des impacts en cascade. Agissez par petits pas avec un objectif d'amélioration continue.
5. Mesurer l'impact des améliorations : Le VSM fournit des indicateurs quantitatifs (délais, stocks, etc.) qui permettent de mesurer l'impact des actions d'amélioration et de digitalisation mises en place. Sachez dès lors mettre en place les métriques simples et efficaces qui vous permettront de juger des prochaines étapes dans le Toyota Kata (cérémonie d'Inspect & Adapt jugeant de l'endroit où on est arrivé et du prochain objectif)

Les bénéfices attendus du VSM dans l'examen des connexions internes et externes appliqué aux Transformations Digitales sont :

• Visualiser les connexions et leur attribuer un index de complexité.
• Élaborer un plan d'action basé sur l'index de complexité et bénéfices attendus, une sorte de ratio entre valeur et coût. Plus la complexité est grande, plus le coût a des risques d'être élevé. Vous vous servirez de la cartographie des connexions dans le Toyota Kata.

Conclusion

Le Value Stream Mapping est un outil puissant qui permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées pour améliorer leurs processus. En adoptant le VSM, les organisations peuvent non seulement augmenter leur efficacité mais aussi offrir une plus grande valeur à leurs clients.