Last update: 19-11-2020 12:16
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Les documents

Introduction

Nos organisations croulent sous les documents. C'est une affirmation gratuite mais statistiquement sûre. Chaque département agit comme réceptionnaire, créateur et multiplicateur de documents. Nous sommes envahis de documents, souvent inutiles. Des exemples ? Oui, avec plaisir ! Multiplication d'emails (quelque chose qui n'existait pas il y a 30 ans) parfois juste pour de basses questions de déploiement de parapluie, multiplication de présentation PowerPoint (idem), multiplication de rapports (Word, Excel, PDF, …), multiplication de processus avec leur documentation, … faites votre choix. C'est le signe que les organisations se complexifient, une tendance naturelle des systèmes.

Les organisations souffrent de cette inflation non-controlée car cette dernière contribue à une augmentation d'entropie. En clair, on ne souffre pas de manquer d'informations; on souffre d'en avoir trop.

J'ai eu l'occasion de travailler comme chef de projet puis directeur de programme pour une grande banque française. Lorsqu'il m'a été demandé de prendre la direction du programme de création de la plateforme digitale internet et mobile banking pour l'ensemble du groupe, je me suis retrouvé dans la situation où mon poste exigeait ma présence à 23h de réunions hebdomadaires ce qui représente quasiment 3 jours sur 5 de réunions.

Beaucoup de ces réunions n'étaient que des répétitions des mêmes sujets pour des audiences légèrement différentes. Chaque réunion se tenait sur base d'un document préparatoire différent mais qui, en gros, reprenait les mêmes sujets, avec ici et là quelques aménagements et, bien entendu, une diférence de format : un fichier Excel ici, un PowerPoint là, un rapport automatique tiré de Clarity pour les autres. Bien souvent, il nous arrivait d'avoir de nombreuses discussions de pure forme sur la qualité des documents préparés mais aussi sur la nature des différences entre un document, celui du lundi par exemple, et un autre, celui du jeudi. Ces discussions interminables engendraient une inflation d'autres réunions, censées éclairer les premières, une inflation d'emails d'alignement, puis de nouveaux documents préparatoires, et enfin d'emails et de rapport de synthèse. Emporté dans cette spirale infernale, je me suis souvent trouvé à chercher les dernières versions de documents me servant à en préparer d'autres. Savoir où était la dernière version, même, être simplement capable de déterminer si c'était la dernière version étaient des activités chronophages et sources de multiples frustrations. Par ailleurs, étant donné l'environnement international dans lequel nous baignions et tenant compte du fait que notre Business se situait à Paris, je faisais face au problème de la langue : j'agissais comme traducteur entre collègues parisiens et indiens. Ce cas n'est pas isolé. Au cours de nombreuses discussions formelles et informelles entretenues au long de ma carrière, j'ai pu me rendre compte à quel point ce scénario est répandu et partagé.

Nos organisations croulent sous les documents. C'est une affirmation gratuite mais statistiquement sûre. Chaque département agit comme réceptionnaire, créateur et multiplicateur de documents.

Le sujet "Documents" est donc un pan important des Transformations Digitales, un de ceux qui est à ranger sous la bannière des frictions à éliminer. Au vu de son importance, de sa permanence et de sa distribution, le sujet mérite d'être traité de manière isolée et spécifique.

Abstraction

La bonne approche dans la gestion des documents est celle qui consiste à lui accorder un certain niveau d'abstraction afin de distinguer toutes les fonctions séparées : la génération des documents, le stockage des documents, l'accès des documents, le routage des documents, la fusion des données (data merge), la signature légale de documents, le respect des règles RGPD — Règlement Général sur la Protection des Données, etc.

Il y a une myriade de fonctions différentes qu'il s'agit d'isoler. Ces fonctions distinctes peuvent être chaînées aisément grâce à un ESBEnterprise Service Bus classique, en mode synchrone ou asynchrone.

Sans appliquer cette dichotomie fonctionnelle, on se trouve à imaginer des solutions specifiques dans des programmes séparés et on viole allègrement la règle DRY (Don't Repeat Yourself. Every piece of knowledge must have a single, unambiguous, authoritative representation within a system.) : tel développement stocke les documents à tel endroit, tel autre programme dans une zone temporaire et transitoire, ici on fait appel à un moteur de transformation de format d'un .docx vers un .pdf tandis que là on part d'un .xml vers un .xslx et le moteur est différent, ici les documents sont envoyés en mode batch, là ils sont envoyés au fil de l'eau, etc. La sanction est la suivante : on multiplie le code informatique ce qui a pour conséquence d'augmenter considérablement l'entropie du système et d'en déstabiliser l'économie.

La sanction est la suivante : on multiplie le code informatique ce qui a pour conséquence d'augmenter considérablement l'entropie du système et d'en déstabiliser l'économie. On assiste à une explosion silencieuse des coûts qui mine la capacité de l'organisation à s'adapter à l'expression de nouveaux besoins.

Au rang de ce qu'il faudrait étudier :

  • zones de stockage de transit
  • zones de stockage de parking
  • zones d'archivage (excessivement important pour les aspects légaux)
  • rétention et purge
  • génération de références uniques (cfr. « Notre référence »)
  • l'indexation des documents (pour les fonctions de recherche)
  • la recherche des documents (critère et accès) et leur classification
  • la sécurité (qui peut avoir accès à quoi ? respect de RGPDRèglement Général sur la Protection des Données, …)
  • la dématérialisation des documents
  • les historiques
  • les statistiques (génération, réception, type, canal, temps dans l'année, temps dans le mois, temps dans la semaine, …)
  • le monitoring (flux d'entrée — origine, canal, … —, flux de sortie — destination, canal, format, … —, catégorisation, etc.)
  • les templates et versions de templates
  • les langues et le maintien de la synchronisation des templates au travers des langues supportées
  • la digitalisation proprement dite (OCROptical Character Recognition
  • l'intégration avec les suites Back-Office (Office 365, CRMCustomer Relationship Management, SharePoint, …)
  • les canaux de communication
  • l'édition des templates (on peut ne pas vouloir de template Word — je suis de ceux qui n'aiment pas cela — mais RIEN ne bat Word lorsqu'il s'agit de faire en sorte que le Business édite lui-même les templates en question)
  • la compréhension des langages naturels et son application aux documents aux fins de catégorisation, routage, destruction et/ou mise en quarantaine automatiques, stockage, …
  • audit trail

Voilà donc une série de sujets qui sont sur la table des Transformations Digitales.

On trouvera de gros avantages à se référer à des Enterprise Patterns pour aborder l'ensemble de la problématique. On veillera aussi à ne pas développer tout d'une pièce sauf à vouloir s'infliger la punition de ne rien voir de concret avant … un certain temps pour ne pas dire un temps certain. En la matière, le respect du principe YAGNI (You Ain't Gonna Need It) trouve tout son sens pour autant que le développement qui est entrepris s'en trouve suffisamment flexible pour qu'on puisse l'adapter à de futurs besoins sans peine.