Project Status Report

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Le Project Status Report (PSR) est un outil essentiel de gestion de projet qui permet de suivre l'avancement d'un projet et de communiquer son état aux parties prenantes. Pour mieux comprendre cette notion, nous allons l'explorer à travers les 6W : Who, When, What, Where, Why et How.

Who (Qui)

Le PSR est généralement préparé par le chef de projet ou le responsable de l'équipe projet. Cependant, il peut également impliquer d'autres membres de l'équipe, selon la taille et la complexité du projet. Les destinataires du PSR incluent :

• Les parties prenantes internes : membres de l'équipe, direction, autres départements. Il est utile de faire parvenir le PSR aux projets avec lesquels vous avez des dépendances d'entrée et/ou de sortie (les parties dont vous attendez un input peuvent être invitées à expliquer leur éventuel retard; les parties qui attendent votre output peuvent être invitées afin d'être mis au courant de vos propres délais).
• Les parties prenantes externes : clients, fournisseurs, partenaires.

When (Quand)

La fréquence de la rédaction d'un PSR dépend de la nature du projet :

• Hebdomadaire : pour des projets dynamiques ou en phase critique.
• Mensuel : pour des projets à long terme avec un rythme de travail plus stable.
• À des étapes clés : après l'achèvement de phases importantes ou de jalons.

Il est de coutume de présenter le PSR lors de réunions comme un Project Board ou un Steerco. Ces réunions sont souvent décrites dans la méthodologie à suivre voire dans le Plan de Projet ou PQP (Project Quality Plan).

Investir dans l'automatisation de la génération du PSR est la source d'un gain de temps considérable. Je dois néanmoins constater que cette automatisation est rarement mise en place ce qui est extrêmement malheureux.

What (Quoi)

Un PSR doit contenir plusieurs éléments clés pour être efficace :

1. État d'avancement : un résumé de l'état actuel du projet par rapport aux objectifs fixés. Souvent on représente ce résumé par un RAG

   

2. Tâches réalisées : liste des tâches complétées depuis le dernier rapport.
3. Tâches en cours : description des tâches actuellement en cours et de leur progression.
4. Problèmes et risques : identification des problèmes rencontrés et des risques potentiels.
5. Plan d'action : mesures prises pour résoudre les problèmes ou atténuer les risques.
6. Prochaines étapes : tâches à réaliser dans la période à venir.
7. Atmosphère : pour plusieurs missions j'ai également inclus un Niko-Niko dans mes rapports de projet afin de d'ooficialiser l'état d'esprit et la satisfaction des membres d'une équipe au quotidien. En général, je m'astreins à cette discipline dans le cas d'équipes jeunes ou turbulantes.

Il est à noter qu'en présentation il est utile de faire suivre le RAG d'un synopsis des messages-clefs et de l'Executive Summary.

N'oubliez pas de vous référer à la gouvernance en place pour compléter votre PSR par les sections qui sont exigées.

Where (Où)

Le PSR peut être distribué de différentes manières :

• Documents papier : moins courant, mais parfois utilisé dans des environnements spécifiques.
• Email : méthode la plus courante pour partager le rapport avec les parties prenantes.
• Outils de gestion de projet : plateformes comme Trello, Asana ou Microsoft Project permettent de centraliser les informations et de les partager facilement.

La gouvernance de l'entreprise pour laquelle vous oeuvrez peut avoir indiqué de manière précise comment et où le PSR doit être créé et stocké. Il est de plus en plus fréquent que le rapport soit stocké directement dans Jira, VersionOne, dans ServiceNow ou Clarity pour nommer quelques outils avec lesquels j'ai dû interagir.

Why (Pourquoi)

Le PSR est crucial pour plusieurs raisons :

• Communication claire :il assure que toutes les parties prenantes sont informées de l'état du projet.
• Suivi de la progression :il permet d'évaluer l'avancement par rapport aux objectifs.
• Identification des problèmes :il aide à détecter rapidement les problèmes et à mettre en place des solutions.
• Responsabilité :il établit un cadre de responsabilité pour les membres de l'équipe.

How (Comment)

Pour rédiger un PSR efficace, il est recommandé de suivre ces étapes :

1. Collecter des données : recueillir des informations auprès des membres de l'équipe et des outils de suivi. Si vous avez atteint une maturité suffisante, les données recueillies dans les outils (Jira, Azure DevOps, …) devraient être suffisantes pour être capable de générer un PSR à la demande. C'est mon crédo mais je constate que c'est rarement le cas. Idéalement, aucun processus manuel ne devrait être exigé : tout pourrait se faire de manière automatique sauf les commentaires de dernières minute.
2. Analyser l'information : évaluer l'état d'avancement et les problèmes rencontrés.
3. Structurer le rapport : organiser le contenu de manière claire et logique.
4. Réviser et valider : s'assurer que le rapport est précis et complet avant de le partager.
5. Distribuer : envoyer le rapport aux parties prenantes concernées.

Investir dans l'automatisation de la génération du PSR est la source d'un gain de temps considérable. Je dois néanmoins constater que cette automatisation est rarement mise en place ce qui est extrêmement malheureux.

Notez encore que lorsqu'un projet se donne pour objectif de continuellement s'améliorer, l'appel à des historiques devient indispensable.

Key Messages

La section "Key Messages" du PSR est cruciale car elle résume les points essentiels que les parties prenantes doivent retenir. Voici ce qu'elle devrait contenir :

• Résumé des succès : mettre en avant les réalisations importantes.
• Problèmes majeurs : identifier les problèmes critiques et leur impact sur le projet.
• Actions nécessaires : indiquer les décisions ou actions requises de la part des parties prenantes.
• État par rapport aux objectifs : évaluer si le projet est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs.

Executive Summary

L'Executive Summary est une synthèse concise qui donne un aperçu global du projet. Elle doit inclure :

• Contexte du projet : une brève description du projet et de ses objectifs.
• État actuel : un aperçu de l'avancement, des réalisations et des défis.
• Prochaines étapes : les actions à venir et les attentes pour la période suivante.
• Appel à l'action : toute décision ou soutien requis de la part des dirigeants ou des parties prenantes.

Conclusion

En conclusion, le PSR est un outil essentiel pour la gestion de projet qui permet de maintenir la transparence et la communication entre toutes les parties prenantes. En suivant les principes des 6W et en incluant des sections clés comme "Key Messages" et "Executive Summary", il est possible de créer un rapport efficace qui soutient la réussite du projet.